GOBD – neues Instrument für die Betriebsprüfer, um mehr Steuern zu generieren

GOBD, von wem und für wen ist das? Vom Finanzminister: “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.”

Alle Welt spricht von Digitalisierung. Wir haben alles mit einer 4.0: Industrie 4.0, Handwerk 4.0 und natürlich auch die Digitalisierung 4.0. Es wird aller Welt suggeriert, dass wir sämtliches bisheriges Papier nicht mehr benötigen. Einscannen, abspeichern, Papier wegschmeißen. Wenn doch die Welt tatsächlich so einfach wäre. Wenn dann nicht die GOBD wären.

In den GOBD regelt der Fiskus zwar als Verwaltungsanweisung nur bindend für die Finanzverwaltung, wie denn das digitale Leben im Steuerrecht aussehen soll. Wer aber meint, sich nicht an die GOBD halten zu müssen, wird sehr schnell spüren, wie Finanzämter und Finanzgerichte ihn eines Besseren belehren werden.

Kann sich noch jemand erinnern, als die Steuernummer auf der Rechnung zur Pflicht gekürt wurde? Es war ein Eldorado für die Prüfer. Die Übergangsphase, bis alle Unternehmer begriffen hatten, dass es doch besser ist, Steuernummern auf Rechnungen abzudrucken, war eine Goldgräberzeit bei der Umsatzsteuer. Keine Steuernummer auf der Rechnung? Vorsteuerabzug gestrichen. Besorg’ Dir eine Rechnung mit der entsprechenden Steuernummer vom Lieferanten, dann bekommst Du Deine Vorsteuer zurück. Tja, und wenn der Lieferant nun pleite war? Pech gehabt.

GOBD? Viele Seiten mit Vorschriften, die ein normaler Mensch schon nicht mehr verstehen kann. Warum? Damit der normale Steuerpflichtige gar nicht erst in der Lage ist, die GOBD einzuhalten. Denn nur dann kann das Finanzamt auch im digitalen Zeitalter ein Mehrergebnis erzielen. Wie das geht? Ganz einfach.

Die GOBD schreiben beispielsweise vor, wie Belege digital aufzubewahren sind. Welche Voraussetzungen die Programme zum Digitalisieren erfüllen müssen, wie die Abläufe aussehen sollen, wenn man digitalisiert usw. Es sind jede Menge Formvorschriften, die man beachten muss, wie eben die Steuernummer auf der Rechnung. Erfüllt man diese Formvorschriften nicht, wird das Finanzamt vermuten, dass der Beleg verfälscht wurde. Die Betriebsausgabe wurde höher gesetzt, die Vorsteuer wurde nach oben korrigiert, was auch immer. Damit ist der Betriebsprüfer in der Lage, entweder einzelne Belege nicht anzuerkennen oder die Buchführung insgesamt zu verwerfen. Dazwischen gibt es viele Schritte, beispielsweise Hinzuschätzungen in Prozentzahlen u. ä.

Was kann man dagegen tun? Nun, man kann durchaus digitalisieren. Was man aber immer machen sollte? Das Papier aufzuheben. Papier ist geduldig. Scannen Sie Ihre Eingangsrechnungen ein. Heben Sie sie aber trotzdem auf. Ihr Lieferant fragt, ob Sie die Rechnung in Papierform oder per E-Mail haben wollen? Nehmen Sie immer Papier. Oder, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail bekommen, drucken Sie sie sich sicherheitshalber aus und speichern Sie die E-Mail.

Kommt dann der Prüfer zu Ihnen und stellt eine angebliche Verletzung der GOBD fest, nehmen Sie ihm ganz einfach den Wind aus den Segeln. Sie sagen ihm, dass Sie alle Originalrechnungen in Papier haben. Ob er sich dann tatsächlich noch durch das Papier durchwühlt oder bereits geschlagen gibt, kann Ihnen gleich sein. Er kann sie jedenfalls nicht mit der Verletzung von Formvorschriften der GOBD ärgern.

Wenn Digitalisierung richtig von allen Seiten, einschließlich dem Staat, gewollt wird, geht dies nur durch Vereinfachung. Erst wenn die gesamte Digitalisierung, die Vorgänge dazu und was auch immer für Vorschriften stark vereinfacht wurden durch den Staat und die Finanzverwaltung, sollte man umsteigen auf eine vollständige Digitalisierung. Sprich: Werden die GOBD wieder abgeschafft, kann man digitalisieren.

Das soll kein Appell gegen Vereinfachung und Modernisierung sein. Nutzen Sie die Digitalisierung, um die Arbeitsabläufe in Ihrem Unter-nehmen zu vereinfachen. Schnellere Abläufe durch Zugriffe auf die Dokumente in den Computern, schnellere Wiederauffindbarkeit dieser Dokumente, moderne Kommunikation. Alles kein Problem. Aber solange der Pferdefuß GOBD noch über Ihnen schwebt, fahren Sie zweigleisig. Archivieren Sie Ihr Papier.

Falls Sie einen Steuerberater suchen, können Sie gern zu uns kommen. Sie finden sicher auch in Ihrer Nähe eine Kanzlei von uns, z.B. in der Zuse - Stadt Hoyerswerda. Sie finden uns aber auch an anderen Orten in Sachsen.